Section 1 - Logiciels

La réussite technique du projet suppose :

• Que l'entreprise dispose de moyens matériels et humains suffisants pour pouvoir produire le logiciel ou a recours à la sous-traitance et que ce dernier correspondra aux spécifications techniques fixées dans le cahier des charges ;
• Que les facteurs de risques susceptibles de remettre en cause la fiabilité technique du logiciel ont été identifiés et résolus. À ce titre, tout projet présentant le caractère d'une innovation technologique doit être examiné avec d'autant plus de prudence que sa réussite technique finale est parfois très aléatoire même à des stades avancés de son déroulement.

La condition relative à la rentabilité commerciale d'un projet est notamment satisfaite dès lors que l'entreprise est en mesure d'estimer que les recettes attendues de la commercialisation d'un logiciel couvriront, au moins, les frais correspondants à sa création ainsi que ses coûts probables de fonctionnement, quelle que soit leur nature.

Le traitement comptable, le contenu du coût de production et l'amortissement d'un logiciel créé à usage interne sont identiques à ceux des logiciels créés à usage commercial (voir art. 611-4).
Le coût d'acquisition d'un tel logiciel est déterminé de manière identique à celui d'un logiciel acquis destiné à usage commercial (art. 611-5).

• Processus de production d’un logiciel crée et destiné à usage interne

Sur le plan comptable, le processus de production d’un logiciel débute lorsque, à la date de l'établissement des situations comptables, les conditions suivantes sont simultanément remplies :

• Le projet doit avoir de sérieuses chances de réussite technique,
• L’entreprise doit avoir indiqué concrètement l'intention de produire le logiciel concerné et de s'en servir durablement pour répondre à ses propres besoins (donc à l’utilité qu'il présente pour elle), son intention doit être exprimée de manière précise et être matérialisée (note, compte-rendu, etc…).

• Coût de production (examen par phase)

• Etude préalable (phase 1)

Cette phase a pour objet de définir les objectifs globaux et les contraintes du projet en vue de sa réalisation. En outre, à ce stade, le projet a une faible probabilité de succès technique. Par conséquent, les dépenses engagées lors de l'étude préalable doivent être inscrites dans les charges de l'exercice au cours duquel elles sont engagées et ne peuvent être rattachées, avec exactitude, au coût d'un projet en cours d'individualisation.

• Analyse fonctionnelle, analyse organique, programmation, tests et jeux d’essais (phases 2, 3, 4, 5) Les frais d'analyse fonctionnelle sont généralement exclus du coût de production du projet en cours. En revanche, sauf exception, les frais d'analyse organique y sont inclus.

Les frais de programmation, de tests et jeux d'essais sont toujours compris dans le coût de production du projet en cours.
Sur le plan comptable, le processus de production d'un logiciel débute dès que le chef d'entreprise vérifie que les conditions énoncées ci-dessus sont simultanément satisfaites (art. 611-2) ; suivant la nature des projets, cette constatation peut intervenir au cours de l'analyse fonctionnelle ou organique.

• Documentation (phase 6)

Il convient de déterminer, avec une probabilité raisonnable, la date à laquelle le logiciel cessera de répondre aux besoins de la clientèle de l'entreprise créatrice, compte tenu de l'évolution prévisible des connaissances techniques en matière de conception et de production de logiciels.

• Formation de l’utilisateur et suivi de logiciel (phases 7 et 8)

Les frais postérieurs à la phase de production du projet ne sont pas inclus dans le coût de production du « logiciel- mère » et doivent être enregistrés dans les charges de l'exercice au titre duquel ils ont été engagés.

• Éléments constitutifs des coûts des logiciels stockés et fabriqués en série à l'aide du « logiciel- mère »

Les dépenses engagées pour la reproduction du « logiciel-mère » sur supports magnétiques, de la documentation destinée à l'utilisateur et des outils pédagogiques de formation, doivent être comprises dans le coût de production des logiciels standard stockés.
Ainsi, dans une même entreprise, le « logiciel-mère » doit être inscrit en immobilisations incorporelles s'il remplit les conditions énoncées ci-dessus, alors que les reproductions sur supports magnétiques non encore vendues figurent dans les stocks si cette entreprise assure elle-même la reproduction en série du « logiciel-mère ».

• Opération de sous-traitance

Il convient de rappeler qu'une entreprise peut sous-traiter tout ou partie des travaux liés à la création d'un logiciel destiné à usage commercial (étude préalable, analyse fonctionnelle, etc.). Elle assume seule la responsabilité de la conception finale du produit. Dans cette hypothèse, les dépenses liées à l'acquisition de ces travaux sous-traités doivent être comptabilisées, chez le donneur d'ordres, selon la méthode énoncée en matière de création d'un logiciel destiné à usage commercial (art. 611-4).

• Conditions d’inscription à l’actif

S'il est destiné à servir de façon durable à l'activité de l'entreprise, le logiciel acquis et destiné à usage commercial constitue normalement un élément incorporel de l'actif immobilisé. Certains logiciels de peu de valeur, ou dont la consommation est très rapide, peuvent être considérés comme entièrement consommés dans l'exercice de leur mise en service et, par conséquent, ne pas être classés dans les immobilisations incorporelles.

• Coût d’acquisition

Le coût d'acquisition d'un tel logiciel s'obtient en additionnant :

• Le prix convenu,
• Les frais accessoires, c'est-à-dire les charges directement ou indirectement liées à l'acquisition pour la mise en état d'utilisation du logiciel, avant de procéder à sa mise en exploitation (sont ainsi exclus, notamment, les frais de saisie des données engagées à partir du lancement de l'exploitation chez l'utilisateur).

À compter de sa date d'acquisition, le coût du logiciel doit être réparti sur sa durée probable d'utilisation, selon un plan d'amortissement. À cet égard, il convient de déterminer, avec une probabilité raisonnable, la date à laquelle le logiciel cessera de répondre aux besoins de la clientèle de l'acquéreur, compte tenu de l'évolution prévisible des connaissances techniques en matière de conception et de production des logiciels.

• Opération de sous-traitance

En principe, un logiciel spécifique acquis dans le cadre d'une commande n'est pas destiné à usage commercial. Toutefois, un tel logiciel, acquis dans le cadre d'une opération de sous-traitance, peut être revendu comme partie intégrante d'un produit ou procédé par cet acquéreur. Dans cette hypothèse, le coût d'acquisition du logiciel sous- traité doit être incorporé dans le coût de production du produit ou procédé final faisant l'objet d'une commande client. Ainsi, en général, un logiciel acquis et destiné à usage commercial est un logiciel standard.